eSocial – Mocinho ou vilão

*Por Heloisa Motoki

 

Sabe quando você tem uma boa ideia mas não sabe como colocar em prática? Esse é o eSocial, o mesmo drama sofrido pelos domésticos em 2017 (contei algumas pegadinhas neste artigo – https://rme.net.br/2017/02/20/as-pegadinhas-do-esocial/) é o que as empresas vem sofrendo em proporções bem maiores.

 

A teoria é que este projeto do governo federal, publicado em 2014, vai facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores. “De forma padronizada e simplificada, o novo eSocial empresarial vai reduzir custos e tempo da área contábil das empresas na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.”

 

Todas as informações coletadas pelas empresas vão compor um banco de dados único, administrado pelo Governo Federal, que abrangerá mais de 40 milhões de trabalhadores e contará com a participação de mais de 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade.”

 

Mas a prática é que não funciona, desde a concepção do projeto o cronograma foi alterado várias vezes, versões do sistema são alteradas a todo momento, o portal do governo fica constantemente sobrecarregado e o tempo de execução é muito curto para todas as empresas transmitirem seus dados.

 

Para vocês terem uma ideia o fechamento de folha de pagamento será transmitido entre os dias 1 e 7 de cada mês, em tese 7 dias, na pratica 5 (não contando final de semana) e há meses em que pode chegar a 3, imagine o trabalho no carnaval que este ano caiu no dia 05/03, praticamente foram apenas 3 dias para que todas as empresas mandem seus dados.

 

Agora em abril/2019, os empregadores optantes pelo Simples Nacional, pessoas físicas (exceto doméstico), produtores rurais pessoa física e as entidades sem fins lucrativos – integrantes do 3º Grupo do eSocial, iniciam a segunda fase, que é transmitir eventos Não Periódicos (Admissões, aviso prévio, demissões, férias, afastamentos).

 

Alguns dos problemas que mostram que teoria e prática não estão juntas:

 

• Base de produção e base restrita

 

Teoria: O governo disponibilizou um ambiente para que as empresas possam antecipadamente validar seus dados, neste ambiente de “Produção Restrita é uma infraestrutura criada no âmbito do projeto eSocial para viabilizar a realização de testes pelas empresas, sem qualquer efeito jurídico.”

 

Prática: O sistema do eSocial é lento, na base restrita pode levar uma hora para validar cada evento, o tempo só é reduzido quando feito de madrugada. E acredite é o que eu tenho feito, toda madrugada habilito meu servidor para entregar dados a noite inteira, o tempo entre enviar os dados, validar e corrigir, pode chegar em 3 dias.

 

Além disso há uma dificuldade também das empresas de software, com cada mudança de versão é preciso atualizar software, preparar suporte, imagine o volume de atendimento para tentar entender se o problema é o programa, é o site do governo ou os dados cadastrados.

 

• Cadastro de empresas

 

Teoria: A base de dados é validada com os dados constantes na Receita Federal, no CNPJ.

 

Prática: Há erros de validação do CNAE, por exemplo, que o sistema do governo não aceita a atividade informada no CNPJ, esse é um caso que venho “brigando” com o sistema.  A empresa de software não consegue esclarecer o motivo e o portal do eSocial também não indica. Em tese a tabela do eSocial utilizada é diferente da base utilizada pela Receita Federal. Enquanto o cadastro da empresa não é validado, todas as demais fases não podem ser executadas.

 

• Qualificação cadastral

 

Teoria: O eSocial oferece aos empregadores um aplicativo para identificar possíveis divergências entre os cadastros internos das empresas, o Cadastro de Pessoas Físicas – CPF e o Cadastro Nacional de Informações Sociais – CNIS, a fim de não comprometer o cadastramento inicial ou admissões de trabalhadores no eSocial. A Qualificação cadastral é feita por lote, a resposta à consulta será processada em até 48 (quarenta e oito) horas. O acesso deverá ser feito por meio do botão “Download”, ficando disponível para consulta por quinze dias.

 

Prática: O site é ruim. Primeiro desafio: ele funcionar (fica constantemente fora do ar). Segundo desafio: Fazer o Upload dos dados, o sistema é lento. Terceiro desafio: Torcer para que a resposta seja dada no prazo esperado, passado 48 horas e sem retorno, não há informação se esta atrasado ou se houve erro no envio do arquivo, logo, você precisa fazer de novo, se o sistema não atende para um dado, imagina ter que reprocessar mais de uma vez.

 

Lembrando ainda que o portal tem restrições: só funciona com Windows, usa Java e os navegadores também ter versões restritas.

 

• Rotina das empresas

 

Teoria: Com a implantação do eSocial a teoria é que a rotinas das empresas e dos escritórios não mudem pois estão unificando obrigações e dados em uma única plataforma.

 

Prática: As empresas precisarão ter uma rotina trabalhista estruturada, planejar antecipadamente admissões (o funcionário não poderá começar sem que os dados sejam transmitidos), férias, afastamentos, demissões, etc… Tudo deverá ser feito antes ou comunicado de imediato.

 

Esses são só alguns dos casos, há muitos e muitos, itens que o governo não planejou na rotina do sistema, motivo que sempre levam a ter novas versões e esse sofrimento serve apenas para nós mero mortais, pois cronograma de implantação tem previsão de ocorrer em grupos, o primeiro foram as grandes empresas, o segundo as pequenas não optantes do simples, o terceiro as optantes do simples e por fim será o governo, que entrará apenas em Janeiro de 2020.

 

*Diretora Adm/Fin da Rede Mulher Empreendedora, fundadora da Quali Contábil e Consultora Especial no site Fórum Contábeis.