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Quando a tecnologia não é tudo?

*Por Heloisa Motoki

 

Cada vez mais a tecnologia vem tomando conta de todas as nossas rotinas, hoje há aplicativos para tudo: controle de compromissos, de contas, de empréstimo de livros, etc.

 

O objetivo desses aplicativos é facilitar a vida e ganhar tempo, mas precisamos ser conscientes que nem todo mundo se adapta a essas tecnologias, se você estiver levando mais tempo que fazendo manualmente repense, seja a forma de uso, a funcionalidade e sua adaptação, qualquer aplicativo não pode roubar seu tempo maior do que você fazia antigamente.

 

Ter essa visão é importante também quando optamos em implantar qualquer sistema, um erro comum é achar que adquirindo um sistema ele irá resolver todas os problemas. Um sistema só vai funcionar e trazer os resultados que precisa se você souber o que quer, o que sistema pode trazer e mais do que isso, informar do que ele precisa.

 

Também não adianta só colocar os dados e não saber analisar essas informações, na gestão da empresa é importante para empreendedora ter um orçamento com previsão de receitas (clientes), custos (gastos que você terá diretamente na atividade, seja ele fixos ou variáveis), despesas e investimentos, sem acompanhar esses números você não saberá para onde está indo, para onde deve chegar e as mudanças que precisa fazer.

 

Para quem tem funcionários, é importante também acompanhar os processos de implantação, adaptação e definir a forma que todos devem atuar no sistema, sem isso, investir em tecnologia é jogar dinheiro fora. E acredito isso acontece, muitas vezes sem perceber.

 

Nas últimas férias, estávamos em um restaurante que havia implantado a chamada eletrônica dos garçons, seria ótimo se todos os funcionários dessem atenção para ele, o que eu vi foram os clientes apertando a chamada, o painel com alerta chamando e apagando, nenhum garçom dando atenção ao cliente, os que já estavam jantando estavam bravos com a demora e os que nem tinham sendo atendidos estavam indo embora.

 

Outro erro comum na contratação de sistemas de tecnologia e não ter visão do futuro, pensar um pouco a frente, principalmente quando se trata de sistema ERPs em que toda a gestão é interligada: administração de pedidos, controle de estoque, integração com o financeiro, emissão de nota fiscal eletrônica e quando se tem necessidade de implantar é preciso mudar todo o sistema, todo cadastro ou ter que simplesmente contratar outro sistema porque o atual não atende. Isso não quer dizer que você precise contratar um sistema robusto, mas precisa saber até onde ele vai te atender, já prevendo um novo investimento quando a empresa atingir o patamar X, Y ou Z.

 

Por fim, qualquer decisão de investimento em tecnologia deve ser de ajudar, otimizar processos, aumentar a produtividade e ganhar tempo, investir por investir, além de não resolver o problema é jogar dinheiro fora. E qualquer sistema que for usar o mesmo precisa de pessoas que saibam usar.

 

*Diretora Adm/Fin da Rede Mulher Empreendedora, fundadora da Quali Contábil e Consultora Especial no site Fórum Contábeis

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