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7 dicas para padronizar processos do seu negócio

Pode acreditar: a padronização caminha de mãos dadas com a excelência, ações, atitudes e rotinas da gestão do seu negócio. Não a subestime!

 

Por Valéria Vicenti

 

O empreendedorismo cresce por todo mundo, os números são avassaladores, é o despertar de uma nova geração. No Brasil, na China, não seria diferente. Os números assustam positivamente, e ao mesmo tempo, nos alertam. O empreendedor de ontem pode estar com seu espaço sob risco se não acompanhar as mudanças, as necessidades, a vida real dos seus indicadores, dos seus processos e custos reais em suas peculiaridades.

 

Atualmente, precisamos nos conscientizar que o abrir e manter um negócio, precisa contar com um primeiro e robusto passo: o conhecimento do negócio. Quantas vezes você se debruçou sobre cada fase, cada operação que constitui o seu negócio, e a analisou friamente, se fez as seguintes perguntas: “Esta fase faz sentindo existir? Agrega valor? Essa fase é percebida e reconhecida pelo meu cliente? Esta fase pode ser melhorada? Quanto ela pode ser melhorada? Meus custos estão enxutos? E como avançar, como melhorá-los se não há registro, não há indicadores, não há rastreabilidade nem padrões a serem seguidos?”

 

A partir disso, começamos a falar do imprescindível para o crescimento e prosperidade do nosso negócio: indicadores e padronização, metas e objetivos. Começamos a conhecer o nosso negócio de verdade.

 

A melhoria continua a caminho da excelência plena e precisa ser baseada em padrões, em indicadores, em métricas. Mas você pode estar se perguntando “como defino o que é bom, o que é ruim?”. Simples: o que se mede, o que se conhece de verdade, o que se avalia e se redefine para mais ou para menos na busca do melhor cenário, o que trará satisfação tanto a você quanto ao seu cliente, o que reduzirá os desperdícios.

 

Inciamos nosso negócio, muitas vezes, por conhecermos algo com mais propriedade. Mas além de conhecermos e termos afinidade com o negócio escolhido, precisamos “esquartejá-lo”, estudar cada fase que fará parte do processo que dará a ele corpo e forma. Você já parou um instante e listou todos os verbos que constroem seu negócio, toda lista de tarefas, todos os afazeres, todos os custos diretos e indiretos, deslocamentos, ferramentas, ingredientes, até a entrega? Se sim, ótimo! Podemos partir para a criação dos padrões de trabalho, que nos garantirão desde o início a “receita” de como fazer os processos. Independente do serviço, do produto – se é produção ou atendimento – o importante é a possibilidade de ser avaliado todos os dias e assim melhorar continuamente.

 

Quando falamos em padronizar, devemos pensar em tudo que crie a cartilha do seu negócio: páginas que relatam com propriedade o que é feito e, principalmente, como é feito. E então garantir com sua equipe, mesmo que a equipe seja você apenas, que a cartilha esteja sendo seguida corretamente. Alinhamentos são importantes pois, se temos padrão e continuidade, estamos aptos para definir indicadores, metas, objetivos e reduções de custos factíveis.

 

Agora sim, podemos afirmar em bom tom: conhecemos com propriedade o negócio e nossa equipe. A mesma precisa se sentir responsável pelos resultados, manutenção do padrão e atendimento às metas e aos objetivos. Quanto mais treinados, mais se debruçam em busca de processos melhores e se sentem responsáveis pelo sucesso obtido, ou pelas ações que deverão ser tomadas em momentos que houver desvio dos padrões ou não atingimento das metas. Estaremos caminhando no desenho de projetos mais enxutos e eficientes – consequentemente menos riscos, menos desperdícios e mais excelência.

 

Você percebeu com essa leitura que seu processo está vulnerável e, mesmo analisando friamente seu negócio, você não consegue nem me responder porque as contas não fecham no final do mês. Então imagine responder porque não conquistou a excelência…Fica difícil! Então vamos juntas! Vamos dar o primeiro passo, independente da idade do seu negócio, papel e caneta na mão, vamos exercitar:

 

1 – Escolha uma operação, um braço do seu negócio, um departamento. Por exemplo: compras, higiene e limpeza, entregas etc, caso seja muito complexo pensar no negócio como um todo inicialmente.

 

2 – Comece a descrever tudo o que sua empresa, ou a operação escolhida, faz. Do início ao fim da participação desta fase, um fluxo de processo, um passo a passo.

 

3 – Agora, avalie com frieza o que realmente agrega valor, o que é percebido pelo cliente, é imprescindível. Avalie também o que está lá porque passou desapercebido, ou por que foi sempre assim, e claro, se possível, elimine já!

 

4 – Com o processo um pouco mais enxuto, coloque uma estrelinha onde você sente que independente do dia, da hora, de quem atende, o produto/serviço pode ser fragilizado e contar com a variável do estado, do humor e do conhecimento de quem executa.

 

5 – Essa estrelinha nos orientará onde há necessidade de treinamento, modelos e padrões que devem ser gerados e seguidos para não termos a variação desnecessária no processo, que pode desagradar o cliente e comprometer custos.

 

6 – Após a criação dos modelos e de garantir que toda a equipe está integrada e se sentindo responsável pelos mesmos, crie uma forma de medir o uso deste padrão, crie indicadores. Seja criativo e use qualquer recurso que possa ajudar para gerar apoios visuais.

 

7 – Com os indicadores tomando corpo, criando histórico, você pode interpretar esses números, traduzindo-os em melhorias no seu processo e produto/serviço, além de reduções de custo.  Com o processo evidenciado e indicadores atendendo as metas e objetivos, hora de reavaliar os mesmos, e assim por diante!

 

Simples? Nunca seria! Mas consistente, com passos firmes a caminho da excelência. Ela não será só percebida pelo cliente mas também pelo seu bolso.

 

Abraço enorme de grande, até a próxima! #JuntasSomosMaisFortes, mais criativas, imbatíveis! Sucesso Sempre !

 

Valéria Vicenti, Embaixadora Rede Mulheres Empreendedoras (RME) na China, Correspondente e Mentora do clube fechado curitibano, Clube da Alice. Engenheira, mais de 20 anos de experiência executiva em gestão de pessoas e processo em empresas multinacionais do ramo automobilístico e em seus empreendimentos. Entusiasta por empreendedorismo e pela disseminação do conhecimento, feliz por estar tendo a grande oportunidade de aprender com a beleza e história da arte e cultura de um pais que não dorme, não para, que nos encanta, que cresce e inova a todo o instante

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